Applicatie Portfolio Management – Geld voor het oprapen

Utrecht, maart 2017, door Wilko Visser
Doorgaans zijn er veel meer applicaties dan strict noodzakelijk, omdat er onvoldoende zicht is welke applicaties welke bedrijfsprocessen met welke functies ondersteunen. Dat komt bijvoorbeeld door fusies in het verleden, waardoor er voor vergelijkbare functionaliteit verschillende applicaties aanwezig zijn. Daarnaast is er veel redundante functionaliteit binnengekomen, simpelweg omdat niet duidelijk was dat die al in het bestaande applicatielandschap beschikbaar was.

Teveel applicaties maken het ICT landschap extra complex en brengen hoge onnodige kosten met zich mee. Daarnaast worden de kwaliteit van de bedrijfsprocessen en samenwerking tussen medewerkers negatief beïnvloed zodra met verschillende applicaties wordt gewerkt die dezelfde functionaliteit hebben.

Als er geen inzicht is in de samenhang tussen applicaties, databases en onderliggende infrastructuur kan ook de impact van wijzigingen lastig worden bepaald, waardoor het doorvoeren van wijzigingen complexer en duurder is dan nodig. Daarnaast treden er dan meer verstoringen op. Gartner stelt dat 80 % van de verstoringen het gevolg zijn van een wijziging.
Tenslotte: hoe wil een organisatie beleid en strategie met betrekking tot de informatievoorziening formuleren zonder inzicht is in het applicatielandschap en de manier waarop het de bedrijfsvoering ondersteunt? Applicatie portfolio management vormt de sleutel naar besparing en het waarborgen van bedrijfssucces.

Is enterprise architectuur tooling de oplossing?

Veel organisaties proberen grip op deze problematiek te krijgen door het inrichten van ‘enterprise architectuur’. De koppeling met het vakgebied Enterprise Architectuur is belangrijk, omdat die de doelarchitectuur beschrijft. Toch zijn de resultaten vaak teleurstellend. Dat komt omdat dit vakgebied een eigen jargon hanteert (ArchiMate) dat voor de rest van de organisatie ‘abacadabra’ is. Ook bedienen de enterprise architecten zich met complexe tools die ontoegankelijk zijn voor de rest van de organisatie. Daar komt bij dat deze tools ambachtelijk zijn en handmatig actueel worden gehouden. Zo ontbreekt het aan synergie tussen architectuur modellen en de werkelijkheid, waardoor er weinig waarde wordt toegevoegd.

Doelarchitectuur wordt afgeleid van de bedrijfsvisie en strategie en beschrijft welke functionaliteit het ICT landschap moet bieden en met welke middelen dat moet worden gedaan. Dat geldt dus zeker ook tijdens het selecteren van applicaties. Maar hoe zorg je dat de architectuur modellen, doelarchitectuur en roadmaps wel toegankelijk zijn voor alle betrokkenen en, waar van toepassing, overeenkomen met de werkelijkheid? Hoe vind je een betaalbare EA oplossing die verder gaat dan de bestaande tools?
Sommige organisaties gebruiken Excel als uitkomst om informatie over het applicatielandschap op te bouwen. In Excel ontbreekt het aan de functionaliteit om alle onderlinge relaties tussen objecten vast te leggen en visualiseren. Bovendien is het, vanwege versie-problematiek, foutgevoelig is bij het opbouwen en onderhouden van een grote hoeveelheid informatie. Op het gebied van toegankelijkheid voor alle betrokkenen laat Excel eveneens te wensen over.

We kunnen twee concluderende vragen formuleren:
  1. Welke oplossing biedt de mogelijkheid om het gewenste inzicht en APM over te laten aan enterprise architecten die gebruik maken van een centrale ‘repository’. Een repository die slim genoeg is om zichzelf actueel te houden?;
  2. Welke repository is toegankelijk voor medewerkers op operationeel, tactisch en strategisch niveau, zodat de juiste beslissingen op het juiste moment kunnen worden genomen?

Wat is de basis voor een toegankelijke en actuele oplossing?

De oplossing wordt opgebouwd uit diverse randvoorwaarden. Deze worden in samenhang ingevuld. We zetten de voorwaarden op een rij:

  1. Het management onderschrijft het belang van inzicht in hoe bedrijfsvoering wordt ondersteund door ICT middelen;
  2. Er moet een ‘repository’ worden opgebouwd met functionele, financiële en technische aspecten van ICT componenten en hoe deze de bedrijfsprocessen ondersteunen. De repository is voor iedereen in de organisatie, op operationeel, tactisch én strategisch niveau, laagdrempelig toegankelijk en begrijpelijk. Zo kan elke beslissing met inzicht in de context en consequenties worden genomen;
  3. De repository is geautomatiseerd gekoppeld aan de werkelijkheid, zodat de modellen actueel blijven en er overbodige handelingen uitblijven;
  4. De samenhang tussen alle ICT middelen onderling en met de bedrijfsprocessen kan eenvoudig worden gevisualiseerd. En alle kenmerken van objecten moeten op allerlei manieren kunnen worden verwerkt in rapportages;
  5. Naast inzicht in het bestaande ICT landschap moet het systeem in staat zijn om de doelarchitectuur te beschrijven en om principes, richtlijnen en roadmapping te hanteren om de organisatie te ondersteunen op de weg naar die gewenste situatie;
  6. Alle informatie in de repository moet vanuit elk gewenst oogpunt kunnen worden opgevraagd en gevisualiseerd. Voor impact analyses, application life cycle management en om beleid en strategie te ondersteunen.

BlueDolphin

ValueBlue geeft met BlueDolphin antwoord op bovenstaande vragen en randvoorwaarden. BlueDolphin ondersteunt Applicatie Portfolio Management en Enterprise Architectuur optimaal. Het softwareplatform biedt faciliteiten voor koppelingen met geautomatiseerde bronnen, waardoor de aansluiting met de werkelijkheid eenvoudig wordt geborgd. Naast Applicatie Rationalisatie en Enterprise Architectuur biedt BlueDolphin de Business Process Management Module het vermogen om huidige werkprocessen te modelleren en optimaliseren waardoor interne bedrijfsprocedures beter begrijpt en deelt.
BlueDolphin brengt alle informatie samen in de centrale repository. Deze is toegankelijk voor een onbeperkt aantal gebruikers binnen de organisatie. Zo heeft iedereen die betrokken is bij IT en/of bedrijfsprocessen toegang tot één centrale werkelijkheid.  Deze centrale werkelijkheid kan altijd worden geraadpleegd en informatie kan worden toegevoegd. De rijkdom aan informatie in BlueDolphin biedt verrassende strategische en kostenbesparende inzichten.

locatie-functie-en-overlap

Welke informatie legt BlueDolphin vast?

BlueDolphin voegt informatie uit bronnen (CMDB, excel lijsten, informatie uit software distributie systeem, scansoftware) samen waardoor er een applicatielandschap ontstaat. Zodra je dit als organisatie voor het eerst uitvoert, schoon je eerst op, om relevante en irrelevante applicaties van elkaar te scheiden. Vanaf dan houdt je het applicatielandschap eenvoudig en automatisch actueel door wijzigingen op geautomatiseerde wijze ten opzichte van de vorige keer te scannen.
BlueDolphin verzamelt functionele, financiële en technische informatie van alle applicaties. De  applicatie- en functioneel beheerders kunnen dit met enkele muisklikken verwezenlijken. We raden aan de volgende informatie te verzamelen:

  • Functies die de applicatie levert en de bedrijfsprocessen die daarmee worden ondersteund;
  • Informatiestromen en afhankelijkheden met andere applicaties, databases en de buitenwereld;
  • Financiële informatie zoals kosten voor licenties, gebruik, onderhoud en support;
  • Algemene informatie over aspecten als de leverancier, onderliggende technologie evenals de courantheid van het platform en aantal gebruikers

In een latere fase kan dit worden aangevuld met:

  • functionele kwaliteit;
  • technische kwaliteit;
  • tevredenheid van gebruikers over de kwaliteit en performance van een applicatie.

Een schat aan informatie: sturing, beleid en strategie

Zodre je als organisatie informatie verzamelt per applicatie, bouw je een centrale repository op die een schat aan waardevolle informatie herbergt. In BlueDolphin is de informatie laagdrempelig toegankelijk voor zowel operationele als tactische en strategische doelstellingen. Vanaf dan worden belangrijke kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen gerealiseerd. Daarnaast kun je een wijziging optimaal voorbereiden, waardoor het aantal verstoringen na een verandering sterk afneemt.

Applicatie rationalisatie en consolidatie

Welnu, de applicatie- of functioneel beheerder heeft per applicatie functies ingevoerd. Nu kan eenvoudig een tabel worden gegenereerd die kan laten zien of en zo ja welke functionele overlap er is. Zo worden de potentiële kandidaten voor rationalisatie en consolidatie bepaald. Vervolgens kan er een visualisatie gemaakt worden waarbij je relevante variabelen als kosten, aantal gebruikers en gebruikte technologie gaat toevoegen. Zo onderbouw je in een aantal stappen welke applicaties kunnen worden gesaneerd en welke voordelen dat de organisatie gaat opleveren. In onderstaande afbeeldingen is te zien hoe functionele overlap en afweging op basis van voorkeursvariabelen kan worden vormgegeven.

salarisadministratie

Verschillende vormen van visualisaties om applicaties op allerlei kenmerken met elkaar te vergelijken.

Functiematrix

Application Services Library (ASL)

ValueBlue heeft onlangs een blog gepost over de toepassing van ASL als methodiek om Applicatie Portfolio Management praktisch toe te passen. Deze blog kan met deze link worden gevonden.

Tot slot

Het team van ValueBlue heeft veel ervaring met APM en weet wat te doen om hier voordeel mee te behalen. We danken onze ervaring aan een diversiteit van toonaangevende klanten, zowel in de publieke als private sector. Met plezier wisselen we van gedachten over inzicht, de toekomst en de oplossingen die uw specifieke organisatie zouden verrijken.