Verandering operationaliseren met een snelheid die we nog nooit eerder hebben gezien

In dit tijdperk van digitale transformatie en versnellende technologische innovatie, moeten bedrijven in staat zijn om veranderingen door te voeren met een snelheid waarmee ze nog nooit te maken hebben gehad. Voor de meeste organisaties is het al moeilijk genoeg om klanten tevreden te houden en het bedrijf draaiende te houden, maar hoe blijf je innoveren terwijl de fundamenten van de organisatie voortdurend veranderen? Hoe houden we de organisatie op koers om onze bedrijfsdoelstellingen te bereiken terwijl we tegelijkertijd tal van projecten uitvoeren die elkaar allemaal sterk beïnvloeden?

Project Portfolio Management: Een brug slaan tussen strategie en operationalisering

Project Portfolio Management (PPM) is de brug tussen uw strategie en de operationalisering ervan. Een Project Portfolio Manager die een portfolio van projecten beheert, loopt tegen meerdere uitdagingen aan: Hoe weet je welke beslissingen je moet nemen om de organisatiestrategie zo effectief mogelijk uit te voeren? En hoe blijf je in controle over de dagelijkse gang van zaken? Hoe verbind je verandering met je dagelijkse operaties, zonder het risico te lopen de bedrijfscontinuïteit te verliezen?

Project Portfolio Management biedt overtuigende antwoorden op deze vragen. Organisaties zijn er zich steeds meer van bewust dat de samenwerking tussen afdelingen en business units moet worden verbeterd om silo’s te doorbreken en vanuit een holistisch perspectief aan projecten te werken. Projecten beïnvloeden elkaar vaak en zijn afhankelijk van deliverables en resources van andere projecten. Daarom is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de precieze afhankelijkheden om te weten hoe deze projecten moeten worden geprioriteerd en gerangschikt om de Return On Investment (ROI) te maximaliseren. PPM zorgt ervoor dat de organisatie de projectprioritering effectief kan verbeteren, op basis van key metrics en beslissingsklare dashboards.

Bij Project Portfolio Management gaat het erom de juiste projecten op het juiste moment uit te voeren om de organisatie te helpen haar bedrijfsdoelstellingen te bereiken. PPM houdt de strategie van een organisatie bij om haar kerncapaciteiten ter ondersteuning van haar waardeketens te verbeteren, en de uitvoering van deze strategie via haar projecten.

Rendement op Investering

Een van de sleutelwoorden in PPM is Return On Investment (ROI). Met PPM kunnen organisaties de potentiële return on investment van een project inschatten op basis van verschillende metrieken die in relatie tot elkaar kunnen worden geanalyseerd. Dit helpt hen bij het bepalen of aanpassen van de strategie, het prioriteren van projecten en het nemen van weloverwogen beslissingen over welke projecten kunnen worden gestart of voortgezet of welke projecten niet levensvatbaar zijn en zullen moeten worden stopgezet of gepauzeerd.

Kritische beslissingen

Naast de strategische voordelen om de juiste beslissingen te nemen over welke projecten gestart (of beëindigd) moeten worden, is het combineren van PPM met Project Management een effectieve manier om de communicatie te verbeteren over de verschillende lagen in een organisatie, en tussen (project/agile) teams binnen een organisatie. Het hebben van een duidelijk inzicht in het portfolio van projecten en hun impact op de business alsook de ROI fungeert als hefboom voor het verkrijgen van buy-in op projecten, helpt bij het creëren van transparantie doorheen de organisatie. Stakeholders zullen hun beslissingen baseren op dezelfde informatieve inzichten, worden in staat gesteld om het grotere plaatje te zien en worden begeleid om door te dringen tot gedetailleerde implementatie-informatie wanneer dat nodig is. Op deze manier kunnen strategie en operationalisering voortdurend worden bewaakt voor projecten, ontwerpen en hun afhankelijkheden.

Project Portfolio Management vs Project Management

In het kort, gaat PPM over het doen van de juiste projecten, terwijl Project Management (PM) gaat over het doen van projecten op de juiste manier. Project en Portfolio Management zijn in die zin gelijkaardig dat ze dezelfde algemene vaardigheden vereisen om succesvol te worden uitgevoerd. Maar ondanks hun gelijkaardige namen, zijn PM en PPM toch verschillend. Project Management is meer operationeel dan PPM, maar levert gedetailleerde metrische informatie voor PPM om controle te houden over de portefeuille en om weloverwogen beslissingen te nemen. Project Management rapporteert over de status van middelen, afhankelijkheden, belemmeringen, risico’s en financiën.

De fasen van projecten

Bij ValueBlue geloven we dat PPM en Project Management onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn voor organisaties die gefocust willen blijven op het bereiken van hun bedrijfsdoelstellingen. Om de vruchten van deze combinatie te plukken, moeten organisaties een workflow gebruiken die hen door de verschillende stadia leidt waaruit een project bestaat:

  • Ideeënfase
    Beschrijft het idee achter een project en hoe het de gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen ondersteunt. Dit wordt gebruikt om te bepalen of het project wordt geaccepteerd voor de ontwerpfase.
  • Ontwerpfase
    Ontwerp de huidige en toekomstige processen, toepassingen, gegevens en infrastructuur volgens de gegeven architectuurrichtlijnen en -principes, en hun effecten op de volledige architectuur.
  • Bouwfase
    Zodra de ontwerpen zijn goedgekeurd, kunnen de oplossingen worden uitgevoerd. De voortgang wordt voortdurend bewaakt in projectmanagementtools.
  • Implementatiefase
    Implementeer de oplossing in de organisatie, zodat de ontworpen toekomstige toestand de nieuwe huidige toestand wordt.

Tijdens deze vier fasen moet er voortdurend toezicht zijn via een Project Portfolio Dashboard. Dit dashboard dient alle relevante informatie te bevatten, zoals de KPI’s, afhankelijkheden en de onderliggende projecten en hun ontwerpen. Project Management en PPM moeten daarom gezamenlijk worden aangeboden en beoefend, in een geïntegreerde oplossing.

Projecten zijn vaak met elkaar verbonden door planning, middelen, geld en de overlap in het bouwen van een oplossing voor dezelfde business capability. Het beheren van alle projecten, ze gezamenlijk prioriteren (‘de juiste projecten op het juiste moment doen’) via beslissingsklare dashboards, vormt de basis van PPM. Een sterke PPM capaciteit levert de juiste tools om de juiste beslissingen te nemen voor uw organisatie en om u gefocust te houden op de bedrijfsdoelstellingen die u wenst te bereiken en hoe u ze wenst te bereiken.

 

Onze visie op Project Portfolio Management

Bij ValueBlue zijn we een groot voorstander van PPM en verbinden we het met de Business Capabilities, wat het gebruik van Capability Based Planning mogelijk maakt. Projecten worden verbonden met de Business Capabilities die gebruikt worden in de waardeketen, om zo echte klantenwaarde te leveren. Door projecten te verbinden met de Business Capabilities, kan Capability Based Planning worden gebruikt als een extra sturingsmechanisme om de project portfolio te prioritiseren.

Bij het opbouwen van een succesvolle PPM capaciteit is duidelijke en actieve communicatie de sleutel. In het kort, bevat PPM de volgende stappen:

Maak een inventaris van alle lopende en komende projecten.

  1. Analyseer alle projecten in de PPM inventaris om te zien hoe goed ze passen in de gedefinieerde strategie en de bedrijfsdoelstellingen door gebruik te maken van de belangrijkste metrieken voor middelen, budget, afhankelijkheden, tijdlijn en strategische fit.
  2. Afstemmen van afhankelijkheden en middelen op alle projecten.
  3. Beheer de portefeuille: Neem beslissingen en herprioriteer al uw projecten. Treed op door budgetten en middelen opnieuw toe te wijzen en herprioriteer ook het hele toewijzingsparadigma.
  4. Alle acties in de bovenstaande stappen testen en waar nodig aan te passen om de PPM-procescyclus voortdurend te verbeteren.

PPM en BlueDolphin

Goed PPM & Project Management zijn belangrijke vaardigheden om te beheersen in elke organisatie die snel moet innoveren om relevant te blijven. BlueDolphin biedt een kant-en-klare oplossing die uw projectenportfolio direct koppelt aan de Enterprise Architectuur die u in BlueDolphin onderhoudt. De integratie van Enterprise Architectuur en PPM in BlueDolphin stelt u in staat om controle te houden over het runnen van de business terwijl u de business innovatief begeleidt naar het tijdperk van agile transformatie.

BlueDolphin is een geïntegreerde oplossing die PPM naadloos laat aansluiten op de zakelijke doelstellingen en mogelijkheden van uw organisatie, de huidige architectuur en maakt hergebruik van informatie mogelijk die is gecreëerd in uw projectontwerpen. Dit zal niet alleen helpen om veel meer context en waarde te geven aan uw project portfolio, maar de introductie van PPM in uw architectuur speelt ook een cruciale rol in het onderhouden van uw architectuur repository, door het recyclen van alle huidige en toekomstige status informatie gecreëerd in projectontwerpen.

Wilt u meer weten over BlueDolphin’s PPM oplossing? Neem hieronder contact met ons op.

Mart Hoogvliet

Inside Sales

+31 (6) 29 48 35 02