BlueDolphin en Hogeschool van Hall Larenstein

Prinses Máxima Centrum

BlueDolphin en Van Hall Larenstein - University of Applied Sciences

Van Hall Larenstein is een internationale hogeschool die onderwijs met toegepast onderzoek combineert. Zo levert het kennisinstituut een duurzame bijdrage aan een betere wereld van morgen. Vanuit Leeuwarden en Velp zijn zo’n 500 medewerkers actief om het onderwijs voor 4300 studenten tot een succes te maken.

De Uitdaging

Van Hall Larenstein maakte acht jaar onderdeel uit van Wageningen Universiteit. In 2012 besloot de hogeschool zelfstandig verder te gaan. Na de eerste jaren van ontwikkeling als zelfstandig kennisinstituut besloot Van Hall Larenstein in 2015 alle IT die nog wel bij Wageningen zat terug te halen. Deze transformatie vormde de laatste stap om zelf volledige controle te krijgen. Daaruit volgde ook de keuze voor BlueDolphin. Binnen één jaar moest het gebeuren: alle IT intern oppakken. Het ging om veertig concernapplicaties als Blackboard en studenteninformatiesystemen die de onderwijsprocessen ondersteunen en honderdvijftig applicaties op de werkplekken moesten worden verhuisd. Netwerk-aansluitingen, WiFi-punten en e-mailadressen moesten worden vernieuwd. Zo zocht het team, bestaande uit huidige en nieuwe collega’s, naar nieuwe IT-leveranciers. ‘Zij het technische beheer, wij de regie’. De selectie van leveranciers vroeg om een beeld van het huidige IT-gebruik van Van Hall Larenstein. Maar er was geen actueel overzicht van de systemen die de hogeschool gebruikte. Dit terwijl ze hoe dan ook zo gauw mogelijk op eigen IT-benen moest staan. In eerste instantie koos het team ervoor de systemen en de manier waarop deze systemen werden gebruikt uit te werken in Excel. “Deze handmatige uitwerkingen belandden in Excel-lijstjes, maar daar kun je na verloop van tijd niet veel meer mee.”, aldus Jan Barens, Demand manager ICT. “Daaruit ontstond de zoektocht naar een tool om informatie samen in kaart te brengen en up-to-date te houden.”.

De Oplossing

Tijdens deze zoektocht vond Van Hall Larenstein in BlueDolphin de enige oplossing die samenwerking stimuleert en automatisch actueel wordt gehouden.

Jan Barens: ”De licentie van BlueDolphin is gebaseerd op onze organisatieomvang in plaats van het aantal users. Het is vreemd dat je bij andere systemen betaalt naar gebruik terwijl dit soort tools hun werk beter doen zodra het gebruik toeneemt. Als je betaalt naar gebruik blijft het inzicht beperkt tot IT en wordt de business er niet bij betrokken. Daarbij brengt de tool zaken in kaart op het gebied van Enterprise Architectuur, legt het de juiste link tussen applicaties, servers en koppelingen maar het is vooral mooi dat je het systeem automatisch actueel houdt. Voor ons als IT-afdeling van achttien collega’s is het, zeker ten tijde van grote projecten, een enorme winst een geautomatiseerde SaaS-tool voorhanden te hebben. We werken efficiënt én delen informatie, daar waar de expertise voorheen in de hoofden van collega’s zat.”

Tot slot was het de samenwerking tussen BlueDolphin en Snow Software die Van Hall Larenstein beviel. Snow Software haalt informatie op om te ontdekken of een organisatie precies de juiste licenties heeft voor de software die ze gebruikt. BlueDolphin maakt het mogelijk deze informatie beschikbaar voor de hele organisatie door te visualiseren, structureren en analyseren.

Zo wordt de gescande Software Asset Management data omgezet naar bruikbare stuurinformatie die ingezet wordt voor SAM, maar ook voor bijvoorbeeld architectuur en applicatiebeheer. Hierdoor is Hogeschool van Hall Larenstein instaat iedere euro goed te besteden, in plaats van te betalen voor licenties die niet of onvoldoende gebruikt worden.

 

Het Resultaat

Snow en BlueDolphin werden tegelijkertijd geïmplementeerd. Snow scande het IT-landschap, maakte een inventarisatie van de software waarna Bluedolphin daar betekenis aan gaf. Vervolgens werden applicaties en architectuurplaten uitgewerkt.

“Dat beviel goed, zeker gezien we de HORA, de Hoger Onderwijs Referentie Architectuur in BlueDolphin konden zetten. Zo voldoen we als Hogeschool aan de standaard. Vanuit die standaard maken we nu architectuurplaten die we zelf verder invullen."

Dankzij zicht op hoe de situatie in elkaar steekt voorkomt de hogeschool dat ze vastloopt. Van de lancering van de Enterprise Service Bus tot de implementatie van een nieuw Learning Management Systeem, Student Informatie Systeem of Online Portal: de visualisaties uit BlueDolphin vormen een vast onderdeel bij ieder project. Ook leveranciers profiteren. In plaats van te luisteren naar instructieve verhalen, laten de visualisaties zien hoe de huidige en gewenste situatie in elkaar zit.
“Als we nu in een aanbesteding zitten geven we onze wens vorm in BlueDolphin, geven het aan de aanbieder waarna de aanbieder in één oogopslag inzicht heeft in wat er moet gebeuren. Onze organisatie is jong van geest en we hebben een ondernemersmentaliteit. Dankzij die mentaliteit en het actuele inzicht dat we dankzij BlueDolphin voorhanden hebben wordt ons budget goed besteed en geeft het een boost bij de voorbereiding en uitvoering van projecten.”

Universiteit, hogeschool of onderwijsgemeenschap
en nieuwsgierig naar de mogelijkheden van BlueDolphin?

Referentiebezoek

De succesfactoren van BlueDolphin in de praktijk zien? Dat kan! We brengen je graag in contact met een van onze klanten.
Ook komen we met plezier langs voor een demo.