Een vliegende start met BlueDolphin

Wanneer je aan de slag gaat met Enterprise Architectuur, of het optimaliseren van Enterprise Architectuur zijn het team, de tooling en de governance van cruciaal belang. Het team kan nooit succesvol zijn zonder goede tooling, goede tooling gaat nooit succesvol zijn zonder duidelijke afspraken. Wanneer je een samenwerking aangaat met ValueBlue en ons product BlueDolphin, helpen wij je bij het realiseren van de gestelde doelen om architectuur succesvol te implementeren. We noemen het niet voor niets BlueDolphin, dus wij zwemmen mee! Om het meest optimale rendement en echt toegevoegde waarde te creëren met BlueDolphin, trapt een BlueDolphin traject altijd af met een op de organisatie afgestemde implementatie. Wat dit precies inhoudt en waarom dit gebeurt vertelt Martien Noorloos, business consultant bij ValueBlue en verantwoordelijk voor de inhoud van de standaard implementatie.

Met meer dan 100 implementatie bij verschillende klanten, heeft ValueBlue veel kennis en ervaring opgedaan rondom het opstarten van architectuur met een nieuwe tool. Daaruit hebben we een aantal lessen getrokken. Bij goede implementaties zagen we een aantal overeenkomsten. Een van de belangrijkste lessen was dat focus bij de implementatie cruciaal was. Organisaties waarbij we de implementatiedagen met een relatief korte doorlooptijd konden besteden, waren snel in staat om zelfstandig verder te gaan met het gebruik van BlueDolphin. Daarentegen zagen we bij organisaties die implementaties over meerdere maanden uitsmeerden, dat de kennis van de basishandelingen alweer deels verdwenen was, afspraken uitgesteld werden en dat hierdoor de ontwikkeling stil kwam te staan; we begonnen eigenlijk steeds weer op 0.

Binnen vijf werkdagen kunnen ze aan de slag

Met die ervaringen zijn we aan de slag gegaan om een gestandaardiseerde en efficiënte implementatie te ontwikkelen waarbij binnen korte tijd de doelen van de klant met architectuur in kaart worden gebracht en vervolgens op basis van deze doelen en het volwassenheidsniveau van de klant snel en doelgericht een op maat gemaakte BlueDolphin omgeving voor de klant opgeleverd wordt, inclusief passende training voor de gebruikers en hulp bij het opzetten van het governance framework om de informatie te onderhouden. Voor deze gestandaardiseerde implementatieaanpak zijn vijf dagen vanuit ValueBlue nodig die bij voorkeur binnen twee weken besteed worden.

Het implementatietraject start altijd met een Architecture Capability Maturity Assessment (ACMA). Voordat we de eerste keer bij elkaar komen voor de kick-off sessie, laten we alle deelnemers aan deze kick-off een online een vragenlijst invullen. Deze vragenlijst gaat in op de huidige borging van allerlei architectuur concepten binnen de organisatie. De resultaten van de online survey dienen als basis voor een discussie over samenwerken binnen de organisatie en het op het gebied van architectuur tijdens de kick-off sessie. Wat zijn de doelen van architectuur, en waar willen we als organisatie wel en niet tijd in steken? Tegelijkertijd dient de ACMA voor de consultant van ValueBlue als startpunt om de aandachtspunten en prioriteiten rondom architectuur vastlegging en governance te bespreken, op het niveau van de klant.

Inloggen en oefenen vanuit hun vraagstukken

Dan begint de kick-off, de overgang van aanschaf naar implementatie. Tijdens deze dag zijn zowel de betrokken accountmanager als de consultant die het implementatietraject vanuit ValueBlue, als kernbetrokkenen vanuit die klantorganisatie.  Met dit team hebben we alle betrokkenen bij elkaar om op een efficiënte manier te bespreken wat de doelen zijn met het gebruik van BlueDolphin, welke zaken op dit moment al ingeregeld zijn en waar nog verbeterpunten liggen. De dag begint met een demo en inspiratiesessie, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de mogelijkheden, en vervolgens wordt er op een gestructureerde manier gewerkt aan een roadmap met doelstellingen voor de komende weken.

Op dag twee wordt gezamenlijk een passend conventiemodel gemaakt, met de benodigde objecten, relaties en attributen om de doelstellingen te ondersteunen. In dit model wordt de business case vertaald naar wat er moet worden vastgelegd en duidelijk weergegeven welke vraagstukken beantwoord moeten worden en door wie. Hier geldt less = more. Met meer we de complexiteit van het metamodel kunnen reduceren, hoe makkelijker het is om architectuur te bedrijven en hoe sneller resultaten behaald worden. Mochten er later toch nog elementen missen, biedt BlueDolphin simpele mogelijkheden om het conventiemodel modulair uit te breiden. Tijdens de sessie wordt het conventiemodel niet alleen ontworpen, maar ook direct ingericht binnen BlueDolphin, net als de bijbehorende rollen en rechten, de definities en eventuele standaard templates voor visualisaties en rapporten. Eigenlijk staat het wireframe van de omgeving na dag twee al klaar!

Om te zorgen dat het vullen van de informatie goed gebeurt, geven we op dag drie een training op maat over het werken in BlueDolphin. Afhankelijk van de kennis en expertise van het team, wordt een training gegeven over de basisbeginselen van architectuur, hoe de functionaliteiten binnen BlueDolphin deze beginselen ondersteunen en wat de best practices zijn met het gebruik. Ook krijg je een tour door de tool, wordt uitgelegd hoe je gebruik kunt maken van onze supersnelle support via direct chat en hoe de documentatie base gestructureerd is. Zo kun je gelijk aan de slag met BlueDolphin, in je eigen omgeving!

Op de vierde dag richten we de blik op de toekomst en brengen we een navigatiestructuur aan. Een navigatiestructuur kun je zien als de blauwdruk van de architectuurcontent die de komende maanden vastgelegd moet gaan worden. Welke viewpoints hebben we nodig om een analyse te kunnen doen? Welke platen moeten er gemaakt worden om een bepaald inzicht te krijgen, nodig voor het bepalen van architectuur? Hoe gaan we om met het opleveren van project designs; wat moet er opgeleverd worden, op welke volgorde en wie keurt dit goed? Een goede navigatiestructuur zorgt voor een logische opbouw van de inhoud van de omgeving, zodat al deze vragen beantwoord worden, en zodat toekomstige gebruikers deze opbouw direct snappen. De navigatie moet natuurlijk aanvoelen en je logisch door je eigen landschap aan platen en viewpoints heen leiden. Na het opzetten van de navigatiestructuur is het moment aangebroken om ook andere gebruikers te gaan uitnodigen in de BlueDolphin omgeving. We moeten immers gezamenlijk zorg gaan dragen voor de content in de navigatie structuur. Het is dan ook een logisch moment om op dag vier in te gaan op het beheren van de omgeving. Tijdens de beheertraining leren we je hoe je nieuwe gebruikers aanmaakt, rollen & rechten distribueert, objecten en relaties aanmaakt, templates downloadt, externe bronnen met informatie koppelt, hoe je in de gaten kunt houden wat er allemaal gebeurt in de omgeving en nog veel meer. Na deze training ben je klaar om zelfstandig aan de slag te gaan als beheerder van de BlueDolphin omgeving.

Wat willen we aan het eind van dit kalenderjaar

We sluiten dag vier af met een blik op de toekomst. Hoe gaan we, nu de basis staat, verder met de doorontwikkeling van de architectuur practice? Op basis hiervan leveren we op dag vijf een conceptversie van de roadmap op met de plannen voor het komende jaar en hoe we deze in grote lijnen realiseren. Belangrijk is dat bij deze dag zowel het kernteam als de opdrachtgever aanwezig zijn. Hier beslissen we immers of de implementatie succesvol is en geven we een klap op de roadmap voor het komende jaar. Geen kleine beslissing!

Deze roadmap is niet alleen belangrijk jou als klant maar ook voor ValueBlue. Deze roadmap bevat namelijk de doelen en KPI’s voor het komende jaar, en wij willen samen met jullie zorgen dat we alle doelen realiseren! Blije klanten is het beste wat ons kan overkomen.

Om nog meer zekerheid te bieden dat we de doelen ook de rest van het jaar realiseren kunnen we aanvullende ondersteuning bieden in de vorm van onze Customer Succes Management aanpak, waarmee je ook de rest van het jaar begeleid wordt door een van onze experts. Het tweede deel van de vijfde dag, en het laatste dagdeel van de implementatie gebruiken we om te focussen op governance en werken onder architectuur. Goede governance en borging zijn onmisbaar voor het doen van architectuur, en zorgen ervoor dat de informatie die aan BlueDolphin wordt toegevoegd up-to-date en accuraat blijft, dat alles wat gedaan wordt een duidelijk doel heeft en de administratieve last beperkt blijft en vooral dat beslissingen op basis van duidelijke afspraken en analyses gemaakt worden. Zo helpt werken onder architectuur om data gedreven beslissingen te nemen.

BlueDolphin draait om samenwerken met een duidelijk doel: je organisatie elke dag een stukje beter, flexibeler, krachtiger en weerbaarder maken. Werken onder architectuur is niet een eenmalig project, maar een manier van werken, een constante cycle waarin je bezig bent om te verbeteren. De implementatie van BlueDolphin is daarom ook niet een project, maar de start van effectief samenwerken om sneller doelen bereiken.

De tweede helft van de dag werken we dus aan een sterke basis van governance afspraken om daarna zelf aan de slag te kunnen met het werken onder architectuur. Tot slot geven we een eindpresentatie, met een samenvatting van alles wat in de vijf implementatiedagen is besproken en worden de gemaakte afspraken nog eenmaal doorgenomen. Er is een mogelijkheid tot het stellen van vragen en we maken eventuele vervolgafspraken en sluiten af met de “sleuteloverdracht”. Daarna kunnen we proosten!