BlueDolphin en de totstandkoming van het Prinses Máxima Centrum

Prinses Máxima Centrum

BlueDolphin en de totstandkoming van het Prinses Máxima Centrum

In 2007 namen kinderoncologen, de Vereniging Ouders Kinderen en Kanker en de onderzoeksstichting ODAS het initiatief voor het Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie. Het Prinses Máxima Centrum stelt als doel in 2020 het beste kinderoncologisch instituut van Europa te zijn en het genezingspercentage van kinderen met kanker te verhogen van 75, naar ruim 90 procent. De initiatiefnemers zijn ervan overtuigd dat centralisatie zorgt voor het allerhoogste niveau van zorg en onderzoek en minder bijwerkingen.

Het Máxima verleent sinds eind 2014 zorg aan kinderen met kanker op afdelingen van het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ). Op 18 mei 2018 opent het centrum haar eigen deuren in Utrecht. Vanaf dan worden alle kinderen met kanker in Nederland hier behandeld. Het nieuwe zorggebouw, van circa 46.500 vierkante meter, is voorzien van een omvangrijke wetenschappelijke onderzoeksafdeling, laboratoria, onderwijsfaciliteiten, specialistische zorg en een veertigtal zorgkamers voor kinderen en ouders. Een groot aantal verpleegkundig- en oncologisch specialisten, momenteel werkzaam in de Universitaire Medische Centra (UMC’s), zal zich verplaatsen richting Utrecht. Tot die tijd werkt het Prinses Máxima Centrum nauw samen met de acht UMC’s in Nederland om een optimale overgang van onderdelen van de behandeling van kinderen met kanker te realiseren.

De uitdaging

Het is decennia terug dat er een compleet nieuw ziekenhuis werd gesticht. Zo stond het Prinses Máxima Centrum voor een grote uitdaging. Naast de verwezenlijking van een groot nieuwbouwproject, moest het totaal van processen en de relaties tussen processen en IT worden bepaald en vastgelegd. Een deel van het fundament kon worden gebaseerd op referentieprocessen van andere medische instellingen. Maar hoe creëer je inzicht in IT en processen voor dienstverlening die nog niet in de praktijk wordt gebracht? Wanneer kies je ervoor om processen zelf uit te voeren en wanneer werk je samen met een ander ziekenhuis? Waar te beginnen? In totaliteit zocht het Prinses Máxima naar de oplossing om:

  • Haar missie en visie te vertalen naar bedrijfsfuncties en processen;
  • Processen en IT vast te leggen om ervoor te zorgen dat IT ieder proces optimaal ondersteunt;
  • De lijn te blijven zien in een veranderlijke wereld waarin continu beslissingen gemaakt worden;
  • De overgang en afstemming van behandelingsonderdelen kinderoncologie van de acht UMC’s naar het toekomstig Prinses Máxima Centrum optimaal te laten verlopen;
  • In mei 2018 binnen enkele weken een organisatie met meer dan duizend medewerkers neer te zetten met alle bijbehorende bedrijfsprocessen en IT-toepassingen.

 

De bijdrage van BlueDolphin

Richard Kamman is sinds 2016 CIO van het Prinses Máxima Centrum. In 2017 nam hij het besluit om
gebruik te gaan maken van BlueDolphin als de centrale bron die afhankelijkheden en relaties tussen processen en IT snel en begrijpelijk in kaart brengt. Zowel de referentieprocessen (zoals ZIRA) van bestaande medische centra als de specifieke eigen processen werden in BlueDolphin gemodelleerd.
Het ziekenhuis staat fysiek nog in de steigers, maar In BlueDolphin zijn processen en architectuur al grotendeels uitgewerkt; ‘Voor welk scenario kiezen we en kunnen we dat binnen een half jaar voor elkaar krijgen?’. De gebruiksvriendelijkheid en inzichtelijkheid van de tool bevordert de samenwerking tussen uiteenlopende medewerkers. Zo helpt BlueDolphin om koers te houden in de dynamische wereld van het specialistische ziekenhuis in wording.

Martin Laverman, Klinisch Informaticus,
Prinses Máxima Centrum voor kinderoncologie:

"Dat alle betrokkenen in hetzelfde tempo lopen terwijl we inspelen op hele snelle veranderingen. Dat is misschien wel de grootste uitdaging in het opzetten van een nieuw ziekenhuis. BlueDolphin maakt dit mogelijk omdat het kennis verzamelt en vertaalt naar inzichtelijke weergaven. Deze worden organisatiebreed, in plaats van door enkel ICT-architecten en klinisch informatici, begrepen. BlueDolphin maakt het gesprek makkelijker. Zo kan ook aan de Raad van Bestuur en medisch specialisten begrijpelijk worden gemaakt waarom bepaalde keuzes de voorkeur hebben boven andere. Dat is heel belangrijk omdat we veel keuzes moeten maken waarvan niet iedereen de impact gelijk kan inschatten.

De vlek van enthousiasme over BlueDolphin is zich nu aan het verspreiden richting afdelingen als kwaliteit en financiën. Doordat het aantal gebruikers van BlueDolphin ongelimiteerd is, is er geen enkele drempel voor een breed draagvlak. Onlangs nam de facilitaire afdeling het initiatief haar eigen processen in BlueDolphin vast te leggen. Zo zijn er steeds meer collega’s die kennis aan BlueDolphin toevoegen en samenwerken op het gebied van bedrijfsprocessen en IT, waardoor het beeld steeds completer wordt.

Iedereen roept dat IT steeds belangrijker wordt. Bij Máxima zie je dat we dit echt in de praktijk brengen. Er is een goede afstemming tussen IT, processen en het besturen van het nieuwe ziekenhuis. IT heeft een proactieve in plaats van reactieve rol."