Project omschrijving

Alfa Accountants & Adviseurs: De werkelijke waarde van Enterprise Architectuur

Alfa Accountants en Adviseurs is een groot accountantskantoor met meer dan 1000 medewerkers. Het is een landelijke organisatie, dat met 34 vestigingen verspreid over heel Nederland lokaal opereert. Jan Lasschuit, al meer dan 20 jaar werkzaam bij Alfa Accountants begon als assistent accountant. Hij vervolgde zijn weg richting ICT en werd Programma Manager. Bijna 2 jaar geleden koos hij ervoor om zich te storten op Enterprise Architectuur. Hij vertelt over de toegevoegde waarde van EA en hoe die in cijfers kan worden uitgedrukt.

Download infographic

In 2018 zijn we begonnen met BlueDolphin, vanwege een cloud migratie. Dat ging om een grote exercitie, met meer dan 150 applicaties en 200 servers. We wilden Citrix uitfaseren. Dat kon aardig wat risico met zich meebrengen. Bovendien wisten we niet hoe ons applicatie- en serverlandschap er precies uitzag. SLTN adviseerde ons om hiervoor BlueDolphin te gebruiken. Zij hadden dat destijds ook voor hun cloud migratie gebruikt.

Met 1000 man groot moet je werken onder architectuur

Onze migratie was eind 2018 volbracht en prima gelukt. We vonden de informatie en verkregen overzichten er erg handig uitzien, dus we besloten met BlueDolphin verder te gaan voor de rest van onze architectuur. Ik had die kennis toen niet, die huurden we in via ValueBlue, maar was hier zo enthousiast over, dat ik allerlei cursussen ben gaan volgen; ArchiMate, BPMN, TOGAF en een half jaar de Masterclass Enterprise Architectuur van de NAF. Ik heb die kennis direct toegepast op onze organisatie, zoals de applicatiefuncties. Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat we 10 ‘scan/herken’ applicaties hadden. We dachten aanvankelijk dat we er 3 hadden. Dat bleken er 7 meer te zijn. Hier kunnen we dus op besparen. Dat zijn leuke dingen om te ontdekken.

We hadden nog een probleem: uit de interviews met onze stakeholders voor de cloud migratie bleek dat niemand behalve onze CEO en de manager ICT echt bekend was met architectuur. Onze CEO stond wel direct achter de keuze, want zo redeneerde hij, met 1000 man groot moet je werken onder architectuur. 1000 is zo’n omslagpunt waarbij overzicht houden onmogelijk wordt zonder (hulp)middelen als architectuur. Om het goed te implementeren moesten we al onze stakeholders erbij gaan betrekken. Het eerste half jaar zijn we gaan luisteren: Wat hebben jullie nodig, wie kunnen we helpen met inzichten, wie kunnen we helpen met het maken van keuzes, etc. Puur om architectuur een beetje over de bühne bij de stakeholders te krijgen.

We zijn echte accountants, dus wat zijn de kosten en baten van EA

De eerste stafmedewerkers zeiden tegen ons, leuk dat we iets met architectuur doen, mooie platen, maar wat levert het ons op en waarom zou ik daar energie in steken? We zijn natuurlijk wel echte accountants, dus de eerste vraag die gesteld wordt, is hoeveel energie steek je er in en wat krijg je eruit, wat zijn de kosten en de baten? De ICT-afdeling zag het wel zitten, vanwege de eerdere ervaring met de cloud migratie en de inzichten die hieruit naar voren gekomen waren. Bovendien konden we de verzamelde informatie gelijk hergebruiken om een AVG verwerkingsregister te maken waaraan we onze IT-middelen direct konden koppelen. Maar stapsgewijs raakten meer afdelingen geïnteresseerd. Al snel volgde onze Business Unit Salaris- en Personeel. Hier was de vraag wie gebruikt welke applicaties en welke applicatie authentiseert waaraan?

Ook de marketing- en communicatieafdeling mocht er aan geloven. De belangrijkste vraag daar was zijn de diensten die we aanbieden ook dezelfde diensten waarover we naar buiten toe communiceren. Dat klopte niet. Ook daar zie je direct de waarde van BlueDolphin. Dit soort dingen visueel maken zorgt voor herkenbaarheid en dan kun je verbeteren.

Werken onder architectuur levert dus gewoon geld op

Vervolgens hebben we de BPMN module aangeschaft. De fiscale afdeling kwam met de vraag of we de ‘Inbreng in de BV’ in kaart konden brengen. Dit is een dienst aan onze klanten voor het overzetten en oprichten van een BV. Het mooie van het in kaart brengen van dit proces is, dat we direct tastbare waarde konden aantonen met het hebben van zo’n plaat. Een inbreng in een BV kost normaal gesproken zo’n 100 uur aan tijd. Het hebben van zo’n plaat zorgt ervoor dat mensen inzicht krijgen in waar ze staan in zo’n proces. Dat scheelt al een uur werk.

We hebben over geheel 2019 gekeken wat dit aan werkelijke tijdwinst heeft opgeleverd. Dat bleek 4%, dus 4 uur te zijn. Wanneer je dat doorberekent naar zo’n 60 projecten per jaar, dan hebben we het al over 240 uur tijdswinst, omgerekend € 15.000 per jaar. En dat is alleen nog maar door een plaat te maken. Door het in kaart te brengen zul je ook gaandeweg het proces versnellen. Zo realiseer je nog meer tijdswinst. Werken onder architectuur levert dus geld op, dat hebben we op deze manier aangetoond.

De kwalitatieve waarde die architectuur oplevert, is dat er vooral rust en overzicht ontstaat en dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert. Binnen de organisatie beaamt iedereen ook dat architectuur frustratie wegneemt. Nu is overzichtelijk wie waar in welk proces zit en gaat de communicatie onderling beter. Dit kwam niet alleen bij het fiscale proces, maar ook bij andere processen naar voren.

Geeltjes plakken

We zijn vorig jaar een heel groot project gestart, zeg maar rustig een megaproject; de administratiestraat herzien, onze corebusiness; van het inleveren van de administratie tot en met het versturen van de aangifte. Ik ben direct vanaf het begin betrokken geweest bij dit project met architectuur. Ik heb mijn collega’s geleerd dat er vanaf het begin, vanaf de brainstorm, met swimminglanes gewerkt moest gaan worden, dus met Business Proces Management. Als je geeltjes gaat plakken, ook direct invullen in de swimminglane bij degene die de taak of dat deel van het proces moet gaan doen. Ik heb tijdens die brainstorm ook live meegetekend in BlueDolphin. Na de pauze zijn we die plaat gaan bespreken.

We zagen dat – dankzij het feit dat er een plaat was getekend – de tweede dag van de brainstorm slechts een halve dag in beslag nam, omdat we met die plaat direct verder konden. Een halve dag met één team, dat is al gauw een besparing van € 4000,-, met één plaat, tijdens één brainstormsessie! Toen bleek dat het maken van platen geld oplevert, moest ik dit bij meer processen gaan doen. Wel werd bij het maken van elke plaat de overweging gemaakt wat levert het op?. Ik ga geen proces in kaart brengen als er geen waarde uit gehaald wordt.

Waar wij nog meer waarde uit zouden kunnen halen is het feit dat sommige processen alleen tijdelijk in platen worden getekend, tijdens het uitwerken van dat proces. Na het proces wordt dit soms weer vergeten. Het onderhoud van de ingevoerde informatie moet naar een hoger niveau getild worden. Als we dit beter gaan doen, dan levert dit nog meer tijdwinst op en kunnen we nog meer waarde halen uit architectuur.