Project omschrijving

Als je inzicht hebt, kun je vooruitzicht scheppen.  

BlueDolphin en de Gemeente Ede 

Sinds 2017 gebruikt de Gemeente Ede BlueDolphin om hun Enterprise Architecture en hun data inzichtelijk te krijgen. Peter Manders, CIO en Manager Informatie, Proces & Project Management bij de Gemeente Ede vertelt waarom het zo belangrijk is voor de mensen die bij de gemeente werkzaam zijn, maar ook voor de inwoners.

Toen ik hier kwam, 2 ½ jaar geleden, was de praktijk dat er gewoon aan een project begonnen werd. Er moest bijvoorbeeld een aanbesteding worden gedaan voor een nieuw softwarepakket: er kwam een nieuwe leverancier, het oude eruit en het nieuwe erin. En dan pas ging men zoeken naar wat en wie allemaal te maken krijgt met dat nieuwe softwarepakket. Dat kost heel veel tijd. Dan moet je veel praten met de techniek en kijken waar het allemaal aan raakt.

Zo’n nieuw pakket heeft veel nieuwe functionaliteiten, die ook weer gekoppeld moeten worden aan allerlei processen. En dat mondde natuurlijk uit op scopeverandering. Want er komt altijd meer complexiteit bij kijken dan je vooraf denktJe kon nooit beginnen en het efficiënt zonder extra’s afronden.  

Toen ik in mijn eerste jaar voor de zoveelste keer naar de overkant, naar de directie liep met het verhaal er moet weer geld bij want dit project komt 70k tekort en hier moet ook nog 30k bij werden zij daar niet vrolijk van. Dat moet anders kunnen was hun reactie. En dat kan inderdaad; door inzichtelijk te maken welke projecten je voorziet in de nabije toekomst, zodat we kunnen anticiperen. Toen ik hier begon waren we 60% in control. Dat getal ligt nu minstens op 95%. 

99% binnen budget, dat noem ik dikke winst! 

Maar veel belangrijker, als er dan iets verandert, weten we dan ook waar we aan beginnen? We moesten met meer inzicht gaan voorspellen waar we moeten anticiperen, welke processen en applicaties hieraan gekoppeld zijn en dus wie we waar moeten inzetten in zo’n nieuw project. Als je dat inzicht hebt, weet je ook veel beter hoeveel je nodig hebt. Nu halen we 99% van onze projecten binnen budget. Dat noem ik dikke winst!  

Ik werkte voorheen bij de gemeente Eindhoven en daar was ik al in aanraking gekomen met BlueDolphin. Maar in feite maakte het mij niet uit welke tool ik zou gaan gebruiken, als het maar goed werkt. We hebben jullie kosten vergeleken met de concurrenten, dat was een pluspunt. We hebben de keuze ook afgemeten aan het gebruiksgemak, maar wat ik vooral belangrijk vond was het enthousiasme van mijn mensen voor BlueDolphin. Die zijn de producten in de markt gaan bekijken en zij geloofden in BlueDolphinzagen de toegevoegde waarde en konden er lekker mee werken. En het gaat er toch om dat zij er lekker mee werkenGebruiksgemak is zo belangrijk om draagvlak te creëren bij je mensen. Dat draagvlak heb je nodig om dit goed te kunnen doen.  

We zijn ook bezig om te kijken of we meer modules van BlueDolphin gaan gebruiken, maar ook hier geldt, dat het om de engagement gaat van de mensen die er mee moeten werken. Ik wil dat stapje voor stapje opbouwen. Dus als we helemaal comfortabel zijn met het werken onder Architectuur, gaan we rustig verder opbouwen.  

Onze architecten zijn gretig om te beginnen 

Ik faciliteer, enthousiasmeer en motiveer mijn mensen, meer niet. Niet ik moet de drijfveer zijn, maar de gebruikers met de tool. Stel dat ik ooit nog eens wat anders zou gaan doen, dan moeten deze mensen nog steeds net zo enthousiast zijn om de tool te blijven gebruiken. De boel mag dan niet als een kaartenhuis instortenwant dan heb IK iets fout gedaan, zo zie ik het.  

Met die filosofie in het achterhoofd, breng ik hier alles teweeg, maar wel zodanig dat het bij de rest beklijft en dat zij het overnemen. Dan hoef ik als CIO verder “niets” meer te doen. Onze verschillende architecten zijn gewoon gretig geworden om meer te willen, omdat zij snappen waarom we Enterprise Architectuur bedrijven en waarom in zoveel lagen. Governance is hierin belangrijk; als je Project Start Architectuur niet op orde is, dan krijg je geen goedkeuring voor je project.  

Dus werken we alles uit, tot in de kleinste details, zodat we alles voorzien hebben; de total cost of ownership. Daar wordt de opdrachtgever blij van en wij ook, want zo krijgen wij de goedkeuring om te starten met een project en draagt dat project uiteindelijk ook echt iets bij, binnen tijd en binnen budget. En daar gaat het tenslotte om. Dit inzicht helpt overigens ook in de afweging om dingen niet te doen. Als wij een business case maken van het project en de kosten die daarmee gepaard gaan, dan kunnen bestuurders makkelijk inzien of die kosten opwegen tegen de baten. Soms wordt er dan ook besloten een project niet te starten. En de dingen die je niet doet zijn net zo belangrijk als de dingen die je wel doet. 

DE KUBUS 

Om die engagement onder alle medewerkers nog meer teweeg te brengen, heb ik destijds door een stagiaire een kubus laten maken, die we overal op tafels hadden staan en nog rondzwervenDeze kubus maakt alle vragen vanuit de business visueel inzichtelijk. Elke laag en elk niveau, elke functionele behoefte vertalen wij in “wat heb je nodig?”. Het is bij ons ook niet het 9-vlaksmodel (regiemodel over vraag en aanbod), maar het 12vlaksmodel geworden, omdat, toen dit model in de jaren tachtig werd ontworpen, er nog geen datalaag was. Dataficering is zeer belangrijk; automatisering, informatisering, digitalisering en dataficering, dus 12vlaksmodel.  

Op de kubus zit ook een vlak vol kerngetallen. 100.000+ inwoners van de gemeente, 5000 hardware componenten800 laptops, 375 applicaties en ga zo maar door. Zo is het in één oogopslag duidelijk welke verbindingen er zijn en waarom Enterprise Architectuur zo belangrijk is.  Dit bracht diverse dialogen tot stand, dat was mijn doel en daarmee begon iedereen de toegevoegde waarde van Enterprise Architectuur in te zien. 

De mate waarin ik met architectuur heb kunnen werken hier binnen de Gemeente Ede is groter dan ik in mijn hele loopbaan heb kunnen doen.. Ik heb hier de mogelijkheid en de vrijheid genomen en gekregen om architectuur op grote schaal uit te rollen en te implementeren, want als je architectuur goed doet, dan heb je veel rendement. 

Een mooi voorbeeld hiervan is het continuïteitsplan, met alle onderhavige ICT. Als je goed in kaart brengt welke ICT welke (kritische) processen ondersteunt, dan zie je wat er fout gaat in een continuïteits-scenario en heb je direct overzicht wat en waar je moet ingrijpenHet is dus heel belangrijk alles in kaart te hebben. Dit is bij een gemeente nog veel belangrijker dan bij elke andere organisatie, want een gemeente heeft een enorm uiteenlopend circus aan dienstverlening, aan producten en diensten die we leveren aan ondernemers en inwoners. Dat is veel meer dan een gemiddeld productiebedrijf of dienstverlener. Dat geldt ook voor ons applicatielandschap 

Hier in de Gemeente Ede hebben we het al over ruim 375 applicaties om alle dienstverlening draaiende te houden. Er zijn 33 vakafdelingende openbare ruimte met vergunningen, infrastructuur, het wegennetwerkParkeerbeheer, de (jeugd) zorg, WMO, Veiligheid, handhaving, etc. Allemaal afdelingen die met hun eigen ding bezig zijn. In feite allemaal kleine bedrijfjes met hun eigen specifieke producten en diensten en dus ieder zijn eigen applicaties.  

Data is goud! 

Nu was er deels al wel een overzicht van onze applicaties in Visio, maar dat is heel bewerkelijk. Zie dat maar eens te onderhouden. Oprobeer bij een groot project waarin grote veranderingen plaatsvinden de plaatjes maar eens bij elkaar te leggen en dan de aansluiting te vinden. Dat gaat nog wel in alleen een applicatielandschap, maar er zit ook nog fysieke IT in twee datacenters onder. Daarboven zitten dan weer een aantal koppelingen en veel raakvlakken naar voorzieningen buitenshuis. Want gemeenten hebben koppelvlakken met landelijke voorzieningen en ook weer veel meer partners ten opzichte van andere bedrijven.  

Uitwisselingen van informatie nemen toe, we hebben veel nog on premise en in datacenters, maar er verdwijnt steeds meer richting Cloud en SaaS-oplossingen, dus het beheer van data en informatie wordt steeds complexer. Dan is het wel heel fijn als je inzicht en overzicht hebt middels BlueDolphinzodat je kunt zien dat wanneer je ergens iets verandert, wat dat voor gevolgen heeft in de hele organisatie.   

We ontvangen tegenwoordig ook steeds meer data. Neem een simpel voorbeeld als de lantaarnpalen in onze gemeenten. Als je alle data en processen daaromtrent inzichtelijk maakt, kun je veel makkelijker bepalen welke ’s nachts aan moeten blijven en welke niet. Dat levert minder ongelukken en tegelijkertijd energiebesparing op. Diis slechts één voorbeeld waarom EA en inzicht zo belangrijk is bij een gemeente. Dit soort data hebben we ook nodig om ons winkelcentrum veilig en aantrekkelijk te houden en te verbeteren. Data is goud 

Met dit soort concrete voorbeelden levert BlueDolphin niet alleen een bijdrage voor de interne organisatie, maar ook direct aan de ontwikkelingen van de binnenstad, het buitengebied, van de lokale ondernemers en hun behoeften. Het leidt tot meer kwaliteit en een hogere snelheid van dienstverlening en uiteindelijk tot een prettigere woonomgeving voor de inwonersWe hebben BlueDolphin niet om onze kosten te verlagen, maar om te bouwen aan een toekomstbestendige, efficiënte, effectieve en duurzame organisatie. We doen dit om meer toegevoegde waarde binnen onze organisatie te creëren.