Project Description

Bouwmaat: Werken onder Architectuur, een bedrijfscapability

Organisaties hebben te maken met een toenemende complexiteit in informatievoorziening. Dit resulteert onder meer in gebrekkige flexibiliteit en slagvaardigheid. Ook Bouwmaat, landelijke keten van groothandels in bouwmaterialen voor professionals in de bouw, merkte in 2018 dat het hinder ondervond van complexiteit. Er was onvoldoende inzicht en een kennisoverzicht ontbrak, waardoor het steeds lastiger werd om effectief te veranderen. Om complexiteit inzichtelijk te maken besloot Bouwmaat werken onder Architectuur in te zetten. Inmiddels is de organisatie een klein jaar verder en spreekt ze over de eerste successen. Hoe ging Bouwmaat te werk? Welke uitdagingen kwam de organisatie tegen en wat ligt in het verschiet? We spraken met Peter Buenk, Adviseur & Solution & Enterprise Architect Bouwmaat / ArchiFlow.

Download infographic

Waar ontstond de uitdaging binnen Bouwmaat?

“De uitdaging ontstond bij IT. Er was geen inzicht en overzicht in de automatiseringshuishouding en veranderingen waren steeds moeizamer door te voeren. Dit terwijl de veranderbehoefte steeds groter wordt en Bouwmaat steeds afhankelijker wordt van automatisering. Oude aanpakken voldoen niet meer. Kennis bevond zich hoofdzakelijk in de hoofden van verschillende medewerkers, verspreid over diverse afdelingen, was daardoor niet centraal beschikbaar en moeilijk aan elkaar te koppelen.”

Welke keuzes maak je op dat moment, om te zorgen voor inzicht met als doel tegemoet te komen aan de veranderbehoefte van Bouwmaat?

“Het is me heel duidelijk geworden dat dat vraagt om een nieuwe manier van werken. Zie het als een cultuurverandering. Het omarmen van architectuur, van besluitvorming tot de dagelijkse IT beheerpraktijk, is een grote uitdaging Dat is een proces dat je niet te snel moet willen omdat het tijd kost aan de verandering te wennen. Het is de kunst het optimum te vinden tussen het draagvlak en de mate van verandering die geabsorbeerd kan worden. Stap voor stap dus. Dat maakte dat BlueDolphin binnen Bouwmaat werd geïmplementeerd in 2018. Ik was bekend met de tool en wist welke mogelijkheden het bood op het gebied van integraal inzicht en de vastlegging van het ‘hoe’ en ‘waarom’ rondom automatisering.”

Hoe zorg je voor draagvlak om die cultuurverandering te doen slagen?

“Verandering is moeilijk, binnen iedere organisatie. Het is de kunst boodschappen te herhalen. Daarbij is er, dankzij het huidige management van Bouwmaat, aandacht voor een nieuwe manier van werken. Sterker nog, inmiddels wordt het belang van Architectuur benadrukt. Zo ontstaat er consensus over werken onder Architectuur en het gebruik van BlueDolphin om dat mogelijk te maken. De organisatie zet haar schouders eronder en dat wordt dan weer gezien door het management. Ik dwing mezelf me te houden aan de huidige plannen en de basis van de architectuurhuishouding. Eerst de basis op orde is een belangrijke learning voor mij van het implementatietraject van nieuwe werkwijzen en BlueDolphin tot dusver.”

Waarom werd gekozen voor de implementatie van BlueDolphin als Architectuur-software?

“BlueDolphin geeft vorm aan wat je nodig hebt om te werken onder Architectuur. Het dwingt een organisatie na te denken over de manier van samenwerken en BlueDolphin maakt die samenwerking mogelijk. BlueDolphin is sterk in het integraal vastleggen van de IT-huishouding en tegelijk de koppeling maken naar de strategie. Strategie en operatie worden daarmee gekoppeld en vastgelegd binnen 1 platform.”

“Dit heb je nodig om de organisatie te worden die continue verandering aan kan. Natuurlijk, BlueDolphin is een applicatie; een middel, maar het ondersteunt de behoefte in de manier van werken dusdanig dat het middel key is als het gaat over de strategie van Bouwmaat. De organisatie heeft een zeer sterke groeistrategie. Op dit moment is Bouwmaat marktleider in de HRO-markt (Herstel- Onderhoud- en Renovatiemarkt) en wil die positie maximaliseren en uitbouwen. BlueDolphin zorgt ervoor dat medewerkers actief gestimuleerd worden om samen te werken binnen één centraal systeem. De kracht van samenwerking en gedeelde informatie draagt daarmee bij aan de realisatie van de strategie van Bouwmaat.”

Kun je een praktijkvoorbeeld noemen van de samenwerking die is ontstaan?

“Als voorbeeld kunnen we de Bouwmaat Ontwikkel Clusters die door de implementatie van BlueDolphin tot stand zijn gekomen gebruiken. Aan elke  cluster werken een vaste applicatiebeheerder en informatiemanager. Samen met de productowner van een applicatie werken zij samen aan de verandering en verbetering van de applicatie en de processen die daardoor ondersteund worden.”

Wat is nodig om het gebruik van een Architectuurtool organisatiebreed van de grond te krijgen?

“Maak het makkelijk voor mensen om zelf een bijdrage te leveren aan verandering in plaats van het enkel over veranderingen met bijbehorende verplichtingen te hebben. Maak duidelijk wat het nut van samenwerken is en vertel over de mogelijkheden om informatie te centraliseren en kennis inzichtelijk te maken. Laat zien hoe mensen zelf kennis kunnen toevoegen. Blijf vervolgens benoemen én laat resultaten zien. BlueDolphin visualiseert dat heel eenvoudig.”

Denk je dat iedere organisatie in staat is te werken onder Architectuur?

“Ja! Architectuur is niet afhankelijk van het aantal IT-rollen. Uiteraard, een Architect moet het in de eerste fase overzien, maar op termijn is hij of zij niet degene die het moet gaan doen. Kijk naar Bouwmaat. Een relatief kleine organisatie die het, zonder veel architecten in huis te hebben, voor elkaar krijgt. Bouwmaat maakt van Architectuur een business capability. Het wordt pragmatisch ingestoken en is geen doel op zich. Afgelopen week las ik iets over de praktische toepassing die het altijd moet winnen van de theorie. Dat pragmatische, dat zit al heel sterk in de cultuur van Bouwmaat.”

Welke stappen heeft Bouwmaat gezet naar volwassenheid op het gebied van Architectuur?

“In de eerste plaats is een hele hoop kennis ontsloten die niet toegankelijk was. Processen worden bedrijfsbreed vastgelegd. Het proceshuis in BlueDolphin vormt de kapstok waarmee de samenwerking tussen business en IT ondersteund wordt. Door de ontwikkelclusters zien medewerkers welke applicaties betrekking hebben op een bepaald onderwerp, en wie de betrokken beheerders zijn. De clusters zijn inmiddels een begrip binnen de organisatie en zorgen voor bundeling van kennis en resources. Iedere cluster heeft een applicatiebeheerder en informatiemanager, vanuit de business hebben de applicaties binnen een cluster allemaal een productowner. Zo wordt de business betrokken bij veranderingen en de doorontwikkeling van applicaties en wordt invulling gegeven aan de uitdaging van doorlopende verandering.”

En wat heeft het opgeleverd onder de streep?

“Onze winst zit vooral in een meer integrale kijk en aanpak op IT (verandering) en goede kennisuitwisseling en vastlegging. Dat geeft inzichten die we voorheen niet waren tegen gekomen, waardoor we nu beter voorbereid zijn en problemen voorkomen. Nog een voordeel is dat modelmatig, gestandaardiseerd vastleggen van kennis steeds normaler wordt. Waar vroeger diagrammen en viewpoints minder op waarde werden geschat worden deze steeds meer gemeengoed of zelfs verwacht. Dat is voor mij winst en een teken van toegenomen professionalisering en volwassenheid van de Bouwmaat organisatie.”