Project Description

Laagdrempeligheid, het belangrijkste van een goede tool!

De ANWB en BlueDolphin

De ANWB, de grootste vereniging van Nederland met 4,5 miljoen leden, maakt sinds halverwege 2018 gebruik van BlueDolphin om hun proces- en IT-landschappen inzichtelijk te krijgen. Edwin de Boer, Senior Applicatie Specialist bij de ANWB, documenteerde tijdens dit proces alles wat hij deed, zag en leerde. Hij deelde deze waardevolle informatie met ValueBlue. En wij maken handig gebruik van alle tips die Edwin ons geeft over het verbeteren van BlueDolphin. Edwin vertelt over zijn reis bij de ANWB en hoe ze de toekomst gaan inrichten.

Download infographic

Ik ben in 1980 begonnen in de ICT. Vijf jaar later kwam ik in aanraking met de ANWB. Zij huurden mij toen de eerste 7 jaar in als externe ICT-medewerker en sinds 1992 ben ik in dienst bij deze organisatie. We zijn een grote organisatie, werken met 4000 mensen, waarvan 1800 op het hoofdkantoor. We hebben 9 architecten binnen de ANWB. We hebben heel veel software in huis en veel systemen die met elkaar interacteren. Onze Enterprise Architect Chantal Kools vroeg zich halverwege 2018 af ‘wat hebben we allemaal in huis en wat doen we daar nou eigenlijk mee’. Daar was geen overzicht van. Niemand had een complete lijst. Het merendeel zat in de hoofden van mensen.

Dus dat overzicht moest er komen en daar hadden we een tool voor nodig. Vervolgens hebben we een selectietraject gehouden. Uit dat traject kwam – omdat wij vooral zochten naar een pragmatisch en laagdrempelig platform – BlueDolphin als beste uit de bus. Chantal kende BlueDolphin al vanuit haar vorige organisatie en was al tevreden over dit product. Er zijn altijd wel wat verbeteringen mogelijk – die staan ook bij jullie op de roadmap – maar het grote voordeel van BlueDolphin ten opzichte van andere tools is de laagdrempeligheid, misschien wel het belangrijkste om iedereen binnen de organisatie mee te krijgen.

Engagement, daar draait het om!

14 jaar geleden hadden wij de grootste architectuurtool die er maar bestond, MEGA genaamd, een Franse tool. Daar was ik toen beheerder van. Dat hadden we heel breed in gebruik binnen de ANWB. Er zaten 70.000 objecten in om je even een beeld te geven. Een manager die architectuur belangrijk vond ging weg bij de ANWB en toen is MEGA uitgezet. Daar is nooit meer iets mee gebeurd. Totaal geen engagement dus en daar draait het wel om.

Ik heb inmiddels 3 maal een CMDB-project gedaan, die alle drie met wisselend succes ten onder zijn gegaan. Een groot probleem namelijk binnen de ICT is het administreren van dingen. Mensen zijn bereid om systemen te maken, om programma’s aan te passen en allemaal mooie dingen te maken, maar administratie bijhouden over wat je gedaan hebt, dit is op zijn zachtst gezegd niet iets voor ICT-ers. Dat betekent dat mensen niet genegen zijn om de gegevens in welke tool dan ook actueel te houden.

Dus op het moment dat wij tegen ze zeggen hou nou in BlueDolphin bij wie systeemeigenaar is van die en die applicatie of wat de interacties zijn tussen twee systemen, dan gaan mensen redenen zoeken om het niet bij te hoeven houden: dan kloppen de gegevens niet, of wat een rotsysteem en dan zijn ze ervan af denken ze. Ik zeg dit heel gechargeerd, maar daar komt het wel op neer.

BlueDolphin overleeft mijn carrière

Daarom hebben we het deze keer anders gedaan. Wij zijn begonnen met alleen  een basisset aan gegevens in BlueDolphin. Die basisset is voor zo’n 70% actueel. Nu zijn we zover dat we mensen gaan laten zien wat het voordeel voor hen is om dit te gebruiken, in de verwachting en de hoop dat ze het plezier ervan inzien en dit graag willen blijven doen. We hebben vanaf het begin overzichten en dashboards gemaakt voor management en medewerkers, zodat meteen duidelijk was wat de toegevoegde waarde van BlueDolphin is.  We kweken engagement als het ware, zodat meer mensen binnen de organisatie het leuk gaan vinden om de informatie bij te houden en actueel te maken. Deze pragmatische insteek zorgt dat mensen het niet als administreren zien, maar werken aan iets waar ze voordeel van hebben.

Één van de doelstellingen van Chantal is om er voor te zorgen dat BlueDolphin haar en mijn carrière bij de ANWB overleeft. Dat wil dus zeggen dat het zo belangrijk wordt voor onze mensen bij te dragen aan de architectuur, dat we niet meer zonder kunnen. Inmiddels zijn er 100 gebruikers van BlueDolphin, een aanzienlijk aantal dus.

Op dit moment hebben we 880 applicaties in BlueDolphin staan. Er is niemand binnen de organisatie die van alle applicaties weet wat ze doen en waar ze gebruikt worden, dat is onmogelijk. Sommige van die applicaties hebben we 5 keer in huis, zonder dat we dit van elkaar weten. Dit maken we nu inzichtelijk. Ons streven is om de komende tien jaar ons applicatielandschap eenvoudiger en flexibeler te maken. Daarnaast willen we in 2025 alles in de Cloud hebben. Om dit goed te kunnen doen en inrichten is inzicht nodig.

Centraliseren betekent besparen

De ANWB is een breed gerichte organisatie, met diverse afdelingen, met verschillende belangen. Het zijn eigenlijk 7 verschillende dochterbedrijven, onder één noemer. Om te voorkomen dat ieder bedrijf zijn eigen ding doet, gaan we nu bij elk bedrijf op dezelfde manier onder architectuur werken en dezelfde informatie vastleggen en de verbanden hiervan koppelen aan elkaar. Voorheen waren het silo’s, eigen stukjes en zelfstandig opererende clubjes binnen één organisatie. De laatste tien jaar zijn we bezig om de zaken veel meer overkoepelend te maken voor generieke IT. De reden dat we willen centraliseren is simpelweg om kosten te besparen.

Om een voorbeeld uit de oude doos (eind jaren ‘80) te halen; de afdeling bewegwijzering. Wij hadden een eigen netwerk, met eigen servers en eigen netwerkcontrollers en dat soort zaken. De andere afdelingen hadden hun eigen netwerk. Met als gevolg dat er dus twee netwerken naast elkaar functioneerden, met elk eigen bekabeling en ga zo maar door. Dat kostte natuurlijk klauwen met geld. Uiteindelijk stapten we allemaal over op hetzelfde netwerk. Dat geldt ook nu voor generieke IT. We moeten allemaal dezelfde software, hardware, applicaties en processen gebruiken.

De handleiding

Ik heb me vanaf het begin flink verdiept in BlueDolphin. Er zitten heel veel voordelen aan. Ik heb veel kennis en ervaring opgedaan en in tegenstelling tot de meeste ICT-ers heb ik mezelf de eigenschap eigen gemaakt om als ik iets weet of leer, ik ook even een kwartier gebruik om dit te documenteren. Zodoende heb ik tijdens mijn leerproces van BlueDolphin een Wiki inclusief visualisaties gemaakt: “hoe werkt het en op basis van welke onderwerpen”. Vooral omdat ik weet dat ik natuurlijk ooit een keer wegga hier en de achterblijvers dan goede documentatie hebben om het over te nemen.

Ik heb heel veel plezier beleefd aan jullie supportafdeling. Daar heb ik in het begin veel vragen aan gesteld en prima, bruikbare antwoorden gekregen. Ik heb uiteindelijk dit wiki naar jullie gestuurd. Ik begreep ook dat ValueBlue dit gebruikt.  Jullie supportafdeling zit heel goed in elkaar, mijn complimenten daarvoor. Ik zie ook dat bij vragen er keurig wordt verwezen naar pagina’s waar specifieke vraagstukken tot in detail worden uitgelegd. Erg handig! Ook wanneer ValueBlue een update doet, krijg je in de mail gelijk een stukje documentatie met uitleg. Dat is super en het maakt jullie product een stuk gebruiksvriendelijker!

Download infographic