Project omschrijving

Klaar voor de Toekomst

IT-migratie Gemeente Drimmelen

Ambtenaar in 2018

Er wordt een steeds groter beroep gedaan op de digitale vaardigheden van gemeenten om optimale diensten te blijven verlenen. Het wordt steeds uitdagender goede investeringsbeslissingen te nemen, complexiteit te reduceren en het IT-portfolio zo gezond mogelijk te houden. Daarbij dient, in het kader van wettelijk verplichte gegevensbescherming, continu rekening te worden gehouden met risico’s en beschikbaarheid van informatie.

Hoe zorgen gemeenten voor een IT-inrichting die zich zo efficiënt en effectief mogelijk ontwikkelt in een wereld waarin verandering de norm is? Gemeente Drimmelen startte een grootschalig migratietraject. Zo is op dit moment inzichtelijk welke applicaties de gemeente in huis heeft. Daardoor kan worden bepaald hoe deze applicaties zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet om publieke taken uit te voeren. Het beoogde resultaat? Een optimaal IT-landschap waarbinnen iedere aanwezige applicatie optimaal wordt benut.

In gesprek met Hans Jansen

Hoe verloopt de IT migratie?

“Het gaat steeds beter. In de loop van het project is duidelijk geworden dat we geen volledig beeld hadden van de hoeveelheid applicaties, de complexiteit van migreren en de onderlinge samenhang en afhankelijkheid. Anders omschreven: We hadden heel veel verhuisdozen maar wisten niet precies wat er in zat en waar ze moesten komen te staan. Ook voor Breda* is deze migratie geen appeltje-eitje gebleken. Inmiddels weten we samen, Drimmelen en Breda, volledig waar we het over hebben en wat er exact moet – en kan – gebeuren. We hebben het volledige applicatielandschap inclusief de onderlinge samenhang van alle applicaties en versies ervan in beeld gebracht met het systeem BlueDolphin
In plaats van de aan het begin geïnventariseerde aantal van 164 applicaties en componenten, hebben we uiteindelijk zo’n 360, veelal gekoppelde applicaties geïnventariseerd. We brachten in kaart waar processen van verschillende afdelingen elkaar raken en bij welke processen externe leveranciers betrokken zijn. Ook het proces van het testen voor de migratie hebben we sterk geprofessionaliseerd. Met heldere stappen en goede begeleiding van onze eigen applicatiebeheerders.”

* De Brabantse gemeenten Drimmelen en Breda werken sinds 1 januari 2017 intensief samen op het gebied van IT. Dit resulteert in een situatie waarbij alle infrastructuur, support en it-kennis van beide gemeenten gebundeld zijn op één locatie.

Waarom is de migratie noodzakelijk?

“Voor een optimale dienstverlening aan collega’s en externe klanten, nu en in de toekomst, is migratie cruciaal. Voor digitale informatievoorziening aan burgers is het belangrijk dat we onze basis op orde hebben. We moeten weten welke informatie en applicaties we hebben en hoe we deze efficiënt inzetten voor de uitvoering van onze publieke taken. Wat we aan applicaties in huis hebben en wat er allemaal mee kan is inzichtelijk en kunnen we straks veel beter benutten. Daarnaast is IT anno 2018 kwetsbaarder voor invloeden van  buitenaf (cybercrime ed.) en daarmee een risico voor de bedrijfszekerheid en beschikbaarheid van onze informatie. Ook moeten we misbruik of verkeerd gebruik van informatie voorkomen vanwege wettelijk verplichte gegevensbescherming.

Wanneer is de migratie afgerond?

Eind juni zijn alle belangrijke grote applicaties in samenhang gemigreerd. Van juli tot en met september migreren we alle overige kleinere applicaties. In september krijgt iedereen cursussen Windows 10 en gebruik thin clients aangeboden. In oktober zullen we het project IT migratie afsluiten met de komst van de thin clients en dubbele schermen. Wat hiervan de voordelen en consequenties zijn, daarover gaan we nog tekst en uitleg geven de komende periode.

Hoe stuur je op zo’n ingewikkelde IT migratie?

Vooraf hebben we de volledige impact van de IT migratie niet overzien, ook gemeente Breda niet. In de loop van het project zijn we de werkzaamheden en consequenties veel beter gaan begrijpen. Daardoor is grip op het project ontstaan. Via samenwerking met een stuurgroep waarin collega’s vanuit onze organisatie, Breda en externe deskundigen zitting hebben. Door alles goed met alle betrokken partijen af te stemmen, delen, checken, na te vragen en te borgen. Maar vooral door in gesprek te gaan met die collega’s, Breda en leveranciers. Door het overzicht van het applicatielandschap in BlueDolphin weten we nu precies wat er mis gaat als er iets uitvalt en met welke andere applicaties dit samenhangt. We kunnen versiebeheer voeren en de informatievoorziening binnen onze eigen organisatie, richting inwoners en andere betrokkenen kan structureel worden verbeterd.”

Waar ben je trots op?

Ik ben enorm trots op de betrokkenheid en vasthoudendheid van collega’s die de drive en kwaliteiten hebben om dit traject succesvol af te ronden. Ik wil mijn complimenten dan ook geven aan iedereen die bij dit project betrokken is, ook de collega’s van de gemeente Breda. Complimenten uiteraard ook voor alle collega’s die het geduld en begrip hebben voor het feit dat de migratie van applicaties nu eenmaal gepaard gaat met vertragingen, verstoringen en kleine kinderziektes. Daar waar het soms lastig is wanneer een migratie niet zonder slag of stoot plaatsvindt, heeft het hier niet geleid tot negatieve of (bedrijfs-)kritische situaties. Dit project is een mega-operatie gebleken maar alles is goed gegaan. gaat door en werpt zijn vruchten af.”

Wanneer ben jij een gelukkig man?

“Als we de IT migratie succesvol afronden waarbij goede afspraken zijn gemaakt met Breda en leveranciers. Ik vind het belangrijk dat we oor en oog hebben voor onze interne klanten, collega’s én relaties. We moeten altijd in gesprek zijn en iedere collega serieus nemen. Ik ben gelukkig als we de juiste dingen samen goed doen.”