Project omschrijving

Servicepunt 71

‘Er wordt over het ontwerp nagedacht voordat het huis wordt gebouwd’

Servicepunt71 is in 2012 opgericht als operationele uitvoeringsorganisatie op het gebied van de bedrijfsvoering van de Gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Het bundelen van kracht en kennis zorgt voor betere dienstverlening richting burgers en bedrijven, minder kwetsbaarheid en lagere kosten dankzij het benutten van schaalvoordelen.

De afgelopen jaren heeft Servicepunt71 de basisdienstverlening op orde gebracht en haar toegevoegde waarde in de praktijk bewezen. Generieke diensten ter ondersteuning van de deelnemende gemeenten zijn, met oog voor iedere individuele gemeente, gezamenlijk ingericht. Zo zijn de bedrijfsvoeringsprocessen efficiënter, betrouwbaarder en integraler geworden. De komende tijd blijft Servicepunt71 continu werken aan de optimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen, waarbij informatievoorziening een belangrijke rol speelt.

De Uitdaging

Servicepunt71 zocht naar effectief inzicht in haar applicatie- en IT-landschap. Er werd gebruik gemaakt van allerlei systemen om dit in kaart te brengen, zoals tooling voor service management, architectuur en diverse losse overzichten, maar er was geen centraal en samenhangend inzicht in het gehele landschap. Dat zorgde voor afstand tussen de uitvoeringsorganisatie van Servicepunt 71 en de deelnemende gemeenten. Door de verschillende en losstaande systemen was er nauwelijks sprake van communicatie tussen verschillende gebruikersgroepen, zoals Informatie Managers, Applicatiebeheerders, Systeembeheerders en Architecten. Dit leidde tot de volgende problemen:

  • Veel werktijd ging verloren aan het bijwerken van tools om de vier landschappen in kaart te brengen;
  • De impact van wijzigingen was vooraf onduidelijk, waardoor risico’s groot waren;
  • Het gebrek aan inzicht in de functionaliteit en de overlap tussen de landschappen van Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en Oegstgeest kon een groot deel van het potentiële voordeel van de samenwerking onvoldoende worden gerealiseerd;

Zo vormde de toenmalige tooling de achilleshiel binnen een organisatie die niets liever wilde dan sturen op kansen en kwaliteit tegen zo min mogelijk kosten en risico’s.

De Uitkomst
In 2016 koos Servicepunt71 voor BlueDolphin; het samenwerkingsplatform dat de IT-landschappen van de vier gemeenten functioneel, financieel en technisch inzichtelijk heeft gemaakt. Dat inzicht is dynamisch, waarheidsgetrouw en wordt organisatiebreed geïnterpreteerd en gedragen. Door samen te werken in hetzelfde systeem, is de communicatie tussen de vier gemeenten verbeterd. Maar ook tussen alle verschillende doelgroepen binnen de organisatie van Servicepunt71 wordt nu, mede dankzij het onbeperkt aantal gebruikers dat het licentiemodel van BlueDolphin toelaat, beter gecommuniceerd. Architectuur is zicht- en tastbaar. In plaats van over het luchtledige te praten, discussieert men concreet op basis van de betrouwbare bron van informatie die voorhanden is in BlueDolphin. Dat heeft onder andere geleid tot aansprekende resultaten in het verminderen van het aantal applicaties.Daarnaast zorgt inzicht in de datastromen en de manier waarop applicaties data uitwisselen ervoor dat verbetermogelijkheden zichtbaar worden. Ook de koppeling met TOPdesk als servicemanagement tool zorgt ervoor dat Servicepunt71 ‘vinger aan de pols’ houdt; gebruikers van BlueDolphin zien automatisch of er nieuwe databases, servers of software-packages zijn geïnstalleerd, waardoor men grip houdt op wat wordt gerealiseerd. Zelfs als dat in kleine stappen gebeurt op plekken waar architectuur niet zelf bij betrokken is.Het totaal aan verbetermogelijkheden worden nu vertaald naar een onderbouwde beschrijving van de gewenste situatie en hoe die stapsgewijs wordt gerealiseerd. Zo wordt de verbetering van de manier waarop IT de bedrijfsvoering ondersteunt planmatig en beheerst uitgevoerd.

Het specifieke voordeel van BlueDolphin bij een Shared Service Center:

Marten Alberts, Informatie Architect, Gemeente Leiden: “Met iedere andere tool was het uitdagender geweest architectuur zichtbaar te maken. Medewerkers willen tekeningen voorhanden hebben die ze, wanneer nodig, zelf weer kunnen wijzigen. Dat vraagt om een goede tool, in plaats van het te moeten doen met een plat plaatje uit een PowerPoint presentatie waar je eigen aantekeningen op moet maken. Die aantekeningen ziet een architect niet. In BlueDolphin geef je iedereen een eigen account.

Binnen Servicepunt71 zijn er inmiddels meer dan honderd medewerkers die een basistraining hebben gevolgd om zelf met BlueDolphin aan de slag te gaan. Collega’s kunnen in de omgeving van BlueDolphin rondkijken en eigen visualisaties maken, waarbij de administrators precies de benodigde rechten toekennen aan een specifieke gebruiker. Daarbij bepalen de administrators welke object- en relatiedefinities zijn toegestaan. Zo dwingt BlueDolphin gebruikers als het ware in hetzelfde model te werken. BlueDolphin’s modellen zorgen ervoor dat iedere gebruiker zich vanzelf aan het architectuurplan houdt dat Servicepunt71 handhaaft. Dankzij BlueDolphin wordt over het ontwerp nagedacht voordat het huis wordt gebouwd.”

Jasper van Enk, Informatieanalist, ValueBlue: “Dankzij BlueDolphin heeft werken onder architectuur een boost gekregen. Iedereen legt informatie vast en visualiseert vanuit één centrale bron. Daarbij zorgen sjablonen voor consistentie: ieder ontwerp wordt gebaseerd op regels en richtlijnen die Servicepunt71 wilt handhaven. Een applicatie-integratie ontwerp ziet er nu hetzelfde uit, onafhankelijk van de persoon die ze maakt. Zo is BlueDolphin leesbaar en herkenbaar voor Informatiemanagers, Projectleiders, Applicatie Beheerders en Change Managers. Bovendien voorkomt het gemeenschappelijk gebruik van sjablonen een wildgroei van objecten binnen de repository. De repository wordt consistent.”